Digitalisierung

• Dieselbe Zahl steht an drei Stellen — in der Mail, in einer Excel-Datei und im Rechnungsprogramm.
• Jemand tippt am Monatsende Zettel ab.
• Auf die Frage, wie lange ein Auftrag gedauert hat, folgt eine Schätzung.
• Wenn eine bestimmte Person im Urlaub ist, weiß niemand, wo etwas liegt.
• Angebote gehen raus und niemand merkt, wenn keine Antwort kommt.
• Der Ordner „Vorlagen final v3“ existiert.

Prozessaufnahme

Der Ablauf wird aufgeschrieben, wie er wirklich läuft — nicht, wie er laufen sollte. In der Lehre heißen die Notationen dafür BPMN und ereignisgesteuerte Prozesskette; auf dem Papier im Betrieb sind es Kästchen und Pfeile. Wichtig ist nur, dass jeder Beteiligte seinen Schritt wiedererkennt.

Durchlaufzeit gegen Bearbeitungszeit

Ein Angebot wird in zwanzig Minuten geschrieben und geht vier Tage später raus. Die Differenz ist Liegezeit, und Liegezeit ist der Teil, den man ohne mehr Personal verkürzen kann. Das Werkzeug dahinter ist die Wertstromanalyse.

Medienbrüche

Jede Stelle, an der Daten von einem Träger auf den nächsten wechseln — Zettel ins Excel, Excel in die Software, Software ins PDF. Jeder Bruch kostet Zeit und erzeugt Übertragungsfehler. Wir zählen sie und rechnen sie einzeln durch.

ABC-Analyse

Nicht jeder Vorgang lohnt die Mühe. Wir sortieren nach Häufigkeit mal Dauer: Was oben steht, wird zuerst angefasst; der Rest bleibt bewusst, wie er ist.

Aufwand und Amortisation

Zu jeder Fundstelle steht, was die Änderung kostet und nach wie vielen Monaten sie sich bezahlt hat. Liegt die Zahl über zwei Jahren, raten wir ab.

Reifegrad

Eine grobe Einordnung, wo der Betrieb steht: alles auf Papier, Insellösungen, verbundene Systeme, ausgewertete Daten. Sie ist kein Zeugnis, sondern zeigt, welcher Schritt als nächster überhaupt möglich ist.

Warenwirtschaft und ERP

Ein System für Kunden, Aufträge, Material und Rechnungen. Für zehn bis fünfzig Leute reicht meistens eine Branchenlösung; ein großes ERP kostet mehr an Einführung, als es an Nutzen bringt.

Dokumente

Rechnungen, Lieferscheine und Verträge an einem Ort, durchsuchbar, mit Aufbewahrungsfristen. Wer nach Papier sucht, sucht im Schnitt länger als er denkt.

Schnittstellen

Damit zwei Programme dieselbe Zahl nicht zweimal brauchen: Datei-Export, CSV, API, im Handel auch EDI. Die unspektakulärste Schnittstelle ist oft die haltbarste.

Erfassung unterwegs

Zeiten, Fotos und Materialverbrauch dort erfassen, wo sie entstehen — auf der Baustelle, an der Maschine. Muss ohne Netz funktionieren und nachträglich korrigierbar sein.

Wo die Daten liegen

Eigener Server oder gemietet. Beides geht; entscheidend sind Sicherung, Wiederherstellung und die Frage, wer nachts erreichbar ist, wenn nichts geht.

Drei Dinge werden regelmäßig übersehen, und alle drei sind später teurer als vorher.

Datenschutz

Personenbezogene Daten — Zeiten, Standorte, Kundendaten — brauchen einen Zweck, eine Löschfrist und, wenn ein Dienstleister sie verarbeitet, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Aufbewahrung

Steuerlich relevante Unterlagen müssen unveränderbar und lesbar bleiben. Eine Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk erfüllt das nicht.

Mitbestimmung

Zeiterfassung und alles, was das Verhalten von Beschäftigten messbar macht, ist mitbestimmungspflichtig, sobald es einen Betriebsrat gibt. Ohne Betriebsrat bleibt die Aufklärungspflicht gegenüber den Beschäftigten.

Rechtsberatung ist das nicht. Wir sagen, an welcher Stelle Sie einen Anwalt oder Ihren Steuerberater brauchen — und rufen ihn auf Wunsch selbst an.